Workflow-Systeme
von WLP

Transparent

Wo ist der Vorgang? Welchen Weg hat der Vorgang zurückgelegt?

Schnell

Sofortige Zustellung. Direktes Verzweigen in andere Systeme.

Sicher

Alle Vorgänge immer im Blick. Kein Vorgang geht jemals wieder verloren.

So funktionieren unsere
Workflow-Systeme

Aufgabenliste
Alle meine Aufgaben auf einen Blick. Unterteilt in Kategorien. Sortiert nach Eingang. Zu jeder Aufgabe kann ich links oben Details sehen. Ich kann sofort erkennen, welche Aufgaben wirklich dringend sind und welche Aufgaben noch Zeit haben. Mit einem Klick kann ich in die Fachanwendung verzweigen und die Aufgabe erledigen – kann den Vorgang bearbeiten oder abzeichnen. Einige Aufgaben sollen mich nur informieren. Diese kann ich direkt in der Aufgabenliste mit einem Klick erledigen. Erledigte Aufgaben kann ich weiter auf einem eigenen Reiter einsehen.
Vorgang im Workflow
Alle Fachinformationen zum Vorgang auf einen Blick.
Links oben die TOP 10-Informationen, um den Vorgang zu identifizieren. Dann auf mehrere Reiter verteilt alle Fachinformationen.
Links unten sehe ich meine Rolle in diesem Workflow und was mir mein Vorgänger im Workflow noch als Kommentar mit auf den Weg gegeben hat.
Auf dem letzten Reiter wird der Weg des Vorgangs angezeigt.
Weitergeben, Abgeben, Zurückgeben
Weitergeben: Wenn ich fertig bin, geht der Vorgang in den nächsten Workflowschritt, z.B. zur Genehmigung durch den Vorgesetzten.
Abgeben: Der Vorgang wird nicht von mir bearbeitet, sondern von einem Kollegen. Ich gebe den Vorgang deshalb ab. So kann ich z.B. an meinem letzten Arbeitstag vor meinem Urlaub meinen Schreibtisch leer bekommen.
Zurückgeben: Der Vorgang ist so nicht genehmigungsfähig oder fehlerhaft. Ich kann den Vorgang an einen früheren Schritt im Workflow zurückgeben und teile in einem Kommentarfeld mit, worin das Problem besteht.
Wer ist jetzt dran?
Wenn ich fertig bin, wer bekommt den Vorgang als nächstes? – Das System macht einen Vorschlag.
Der Vorschlag folgt dem definierten Workflow. Dabei können auch zusätzliche oder alternative Wege definiert werden. Die Steuerung kann dann über die Fachdaten im Vorgang erfolgen (z.B. über Betragsgrenzen oder Entstehungsarten).
Zuständigkeiten können nach Kostenstellen aufgeteilt werden. Andere Aufteilungen sind möglich.
Werden mehrere mögliche Empfänger vom System ermittelt, werden diese in einer Drop-Downliste dem Anwender zur Auswahl angeboten.
Rollenkonzept
Ich bin für ein oder mehrere Systeme autorisiert. In diesen Systemen habe ich eine bestimmte Rolle. Zu dieser Rolle kann es dann noch spezielle Rollenattribute geben (z.B. die Kostenstelle).
Mein Zugang zu einem System kann zeitlich begrenzt werden.
Für jede Rolle kann ich eine Urlaubsvertretung bestimmen. In meinem Urlaub werden meine Aufgaben dann an diese Person zugestellt. Damit ich nach meinem Urlaub sehen kann, was in meiner Abwesenheit passiert ist, gibt es auch eine Liste der im Urlaub verpassten Aufgaben.
Sollte ich krank werden, so übernimmt mein ständiger Vertreter meine Aufgaben. Dazu werden die Aufgaben automatisch nach drei Tagen an diesen überwiesen. Wenn es eiliger ist, kann auch ein Systembetreuer die Aufgaben am ersten Krankheitstag übertragen.
Änderungen im Workflow
Ein Workflow wurde bereits abgearbeitet, z.B. eine Genehmigung erteilt. Jetzt ergeben sich Änderungen am Vorgang, die erneut eine Genehmigung erfordern. Diese Änderungen werden im zweiten Durchlauf des Workflows gelb hervorgehoben, damit jedem klar wird, worin die Änderung besteht. Dies spart einen mühsamen Vergleich mit der ersten Version.
In einer Änderungsliste werden alle Änderungen zur ersten Version zusätzlich aufgelistet. So muss ich nicht durch alle Reiter des Vorgangs wandern, um die Änderungen zu entdecken.
Information über den Abschluss des Vorgangs
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Workflows wollen viele Menschen darüber informiert werden. Dies wird automatisch vom System erledigt. Hierfür gibt es spezielle Info-Rollen im System. Jeder Anwender mit der entsprechenden Info-Rolle wird dann über den Abschluss eines Vorgangs per Mail oder innerhalb des Workflowsystems informiert.
Anlagen zum Vorgang
Der Vorgang speichert viele Informationen in strukturierter Form. Daneben gibt es aber manchmal Informationen, die nicht in die vorgegebene Struktur passen. Diese können als PDF dem Vorgang angehängt werden.
Genehmigung auf Papier
Auch wenn das System eine rein elektronische Bearbeitung ermöglicht gibt es manchmal die Notwendigkeit, auf Papier zu arbeiten. Soll z.B. eine größere Anzahl von Vorgängen auf einer Geschäftsreise bearbeitet werden, so können diese ausgedruckt und unterwegs abgezeichnet werden. Die erfolgten Genehmigungen werden dann vom Sekretariat später im System mit dem Zusatz i.A. nachgeführt.

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